Xu hướng tổ chức sự kiện MICE tại Đà Nẵng ngày càng phát triển và có những vai trò quan trọng đối với du lịch và kinh tế. Vậy vì sao loại hình sự kiện này lại có ảnh hưởng mạnh đến vậy? Bài viết sau đây của Anh Tú Media sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện này. Dành chút thời gian theo dõi cùng chúng tôi nhé.
Mục đích của việc tổ chức sự kiện MICE tại Đà Nẵng
Hiện nay sự kiện MICE được tổ chức rộng rãi không chỉ bó hẹp trong phạm vi Đà Nẵng mà còn ở Việt Nam và nhiều nước lớn trên thế giới. Thuật ngữ MICE là viết tắt của các từ Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition/Event (triển lãm/sự kiện). Vì vậy chúng ta có thể hiểu rằng MICE là hình thức du lịch kết hợp với sự kiện, khen thưởng, hội nghị. Sự kiện này được tổ chức bởi các công ty, doanh nghiệp dành cho nhân viên hay các đối tác của mình.
Thực tế loại hình sự kiện này mang lại rất nhiều ý nghĩa tích cực. Quy mô tổ chức MICE thường rất lớn. Đối tượng khách thường là những dòng khách hạng sang, có tiềm lực chi trả tốt và yêu cầu cao về dịch vụ. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện này thành công sẽ là một bước đệm tốt cho phát triển du lịch và kinh tế.
Việc kết hợp giữa du lịch và sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được cả không gian và thời gian tổ chức. Hình thức này tạo sự thuận tiện và thoải mái cho mọi người tham gia. Không những thế thông qua hội nghị, khen thưởng cũng là dịp để quý doanh nghiệp tri ân đối tác và khách hàng. Từ đây giá trị thương hiệu cũng được nâng lên. Mối quan hệ và sự gắn kết giữa mọi người cũng trở nên tốt đẹp hơn.
Quy trình tổ chức sự kiện MICE tại Đà Nẵng
Với quy mô lớn quy tụ số lượng lớn người tham gia nên việc tổ chức sự kiện MICE cũng cần có quy trình rõ ràng. Sau đây là một vài bước tổ chức cơ bản mà bạn có thể tham khảo.
Xác định mục tiêu cần tổ chức
Để giúp quá trình tổ chức sự kiện MICE diễn ra thành công thì đầu tiên bạn nên xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được. Việc tổ chức này nên có những yêu cầu nào? Mục tiêu của sự kiện nhằm hướng tới tri ân, giải trí cho khách hàng hay nhằm mục đích thảo luận, hội họp,… Khi xác định được mục tiêu thì việc lên kế hoạch tổ chức cũng đi đúng hướng và thuận tiện hơn.
Hoạch định ngân sách tổ chức sự kiện MICE
Ngân sách tổ chức sự kiện MICE là yếu tố quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên xác định rõ ràng ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp các đơn vị tổ chức lên kế hoạch thực hiện đúng với chi phí, yêu cầu của bạn. Đồng thời họ cũng có các kế hoạch thuê địa điểm cũng như bố trí các hạng mục liên quan một cách phù hợp nhất.
Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với sự kiện
MICE là hình thức kết hợp du lịch với sự kiện. Vì lẽ đó mà việc lựa chọn địa điểm tổ chức là yếu tố rất được quan tâm từ phía doanh nghiệp, đối tác và khách hàng. Thường thì sự kiện sẽ diễn ra ở những điểm du lịch, resort, khách sạn nổi tiếng. Nơi tổ chức nên có được cơ sở hạ tầng hiện đại, tiện nghi để đáp ứng các yêu cầu trong hoạt động sự kiện. Tùy theo ngân sách cũng như kế hoạch của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn tổ chức ở trong hay ngoài nước.
Lên kế hoạch tổ chức chi tiết
Sau khi xác định được mục tiêu, ngân sách, địa điểm và số lượng người tham gia thì bạn nên tiến hành lập kế hoạch tổ chức sự kiện MICE một cách chi tiết nhất. Ở bước này bạn nên có sự sắp xếp và bố trí các hạng mục một cách rõ ràng. Bao gồm lịch trình du lịch, thời gian, ý tưởng tổ chức, kịch bản chương trình,… Quan trọng hơn cả đó là các đơn vị tổ chức cần làm việc với các nhà cung ứng dịch vụ có liên quan. Chẳng hạn như đơn vị tour, nhà hàng, khách sạn, quản lý điểm tham quan du lịch,…
Chuẩn bị nhân sự hỗ trợ sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện MICE thường gồm rất nhiều hoạt động như đón tiếp khách mời, di chuyển, khách sạn, tổ chức hội nghị, teambuilding,… Với số lượng lớn người tham gia nên đòi hỏi cần có sự hỗ trợ của các nhân sự. Họ sẽ là những người góp phần điều phối và kiểm soát sự kiện diễn ra đúng với kế hoạch đề ra.
Điều phối sự kiện MICE và quản lý rủi ro
Một điều quan trọng nữa để đảm bảo sự kiện MICE diễn ra đúng kế hoạch chính phải kể đến yếu tố điều phối. Quá trình diễn ra sự kiện thường gồm khối lượng lớn công việc trong thời gian ngắn. Do đó sai sót hay rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Bởi thế, đơn vị tổ chức nên theo sát đường dây và linh hoạt xử lý các sự cố phát sinh.
Anh Tú Media – đơn vị tổ chức sự kiện MICE tại Đà Nẵng uy tín
Vậy là chúng ta cũng đã biết để tổ chức sự kiện MICE thành công không phải là điều đơn giản. Chính vì quy trình tổ chức phức tạp nên sự kiện này nên được giao cho những đơn vị có tính chuyên nghiệp. Và Anh Tú Media được xem là một trong những công ty đáp ứng được yêu cầu của quý doanh nghiệp. Công ty sự kiện này đã có gần 20 năm kinh nghiệm trong ngành. Đảm bảo luôn tận tâm phục vụ và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
Thế mạnh của Anh Tú Media nằm ở đội ngũ nhân sự hùng hậu, chuyên nghiệp và hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại. Vì thế công ty cũng tự tin kiểm soát quá trình diễn ra sự kiện MICE theo đúng với kế hoạch. Các khâu tổ chức diễn ra theo đúng trình tự, có kế hoạch, ý tưởng và điều phối nhịp nhàng. Gói dịch vụ sự kiện của đơn vị cũng ở mức hợp lý so với thị trường hiện nay.
Ở trên là một vài thông tin cơ bản về việc tổ chức sự kiện MICE tại Đà Nẵng của Anh Tú Media hiện nay. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có được cái nhìn khái quát nhất về loại hình sự kiện này. Nếu cần hỗ trợ về dịch vụ sự kiện, đừng quên liên hệ cho chúng tôi nhé.
